11 kalkulator perhotelan, diurutkan dari pencatatan jurnal sampai interpretasi hasil

Tahap 1: Pencatatan Jurnal

Semua angka di halaman ini lahir dari jurnal, yaitu catatan harian setiap transaksi hotel. Kalau pencatatannya keliru, semua indikator sesudahnya ikut keliru, jadi tahap ini tidak bisa dilompati. Empat aturan pencatatan yang paling sering menentukan benar atau salahnya angka hotel:

• Pendapatan kamar diakui saat tamu menginap. Pencatatannya dirangkum pada proses night audit di akhir hari, bukan saat reservasi dibuat dan bukan saat uangnya dibayar.
• Uang yang diterima sebelum tamu menginap adalah utang, bukan pendapatan. Deposit, uang muka reservasi, dan voucher yang belum dipakai dicatat sebagai pendapatan diterima di muka, karena hotel masih berutang layanan kepada tamu.
• Penjualan makanan dan minuman dicatat terpisah dari pendapatan kamar. Pemisahan per departemen ini yang membuat food cost dan pendapatan outlet bisa dibaca sendiri di tahap berikutnya.
• Komisi OTA dicatat sebagai biaya distribusi. Pendapatan kamar dari kanal OTA dicatat penuh, lalu komisinya dicatat sebagai biaya yang mengurangi hasil bersih kanal tersebut, supaya margin per kanal tetap terlihat.

Contoh pertama: tamu membayar deposit reservasi sebesar Rp500.000 untuk menginap bulan depan.

Contoh kedua: satu kamar terjual satu malam dengan tarif Rp700.000, sama dengan tarif rata-rata pada contoh kalkulator KPI di tahap 3, dibayar tunai atau kartu saat tamu datang dan diakui pada night audit malam itu.

Aturan lengkapnya, termasuk alokasi pendapatan paket dan biaya poin loyalty, ada di bagian pengakuan pendapatan pada Panduan Perhotelan.

Buka Alat Jurnal Praktikkan pencatatan ini di Alat Jurnal: tulis jurnal harian hotelmu sendiri dan lihat hasilnya terbentuk sebagai buku besar.

Tahap 2: Dari Jurnal ke Laporan

Jurnal harian tidak dibaca satu per satu. Setiap jurnal diposting ke buku besar, yaitu pengelompokan transaksi per akun: semua pendapatan kamar masuk ke akun Pendapatan Kamar, semua deposit masuk ke akun Pendapatan Diterima di Muka. Di akhir periode, saldo semua akun diringkas menjadi neraca saldo untuk memastikan total debit sama dengan total kredit. Dari neraca saldo yang seimbang itulah laporan laba rugi disusun.

Hotel menyusun laporan laba ruginya dengan format USALI: pendapatan dan biaya disajikan per departemen (Rooms, Food and Beverage, dan departemen operasi lain), lalu dikurangi biaya yang tidak terdistribusi seperti administrasi, pemasaran, dan pemeliharaan. Sisa akhirnya adalah Gross Operating Profit (GOP), angka yang menjadi dasar GOPPAR di tahap berikutnya. Dasar pengakuan pendapatannya mengikuti model di ringkasan IFRS 15.

Sebelum lanjut menghitung indikator, empat hal ini harus sudah rapi, karena kalkulator tidak bisa memperbaiki catatan yang berantakan:

• Semua malam dalam periode sudah ditutup dengan night audit, tidak ada pendapatan kamar yang tertinggal atau tercatat dua kali.
• Deposit dan uang muka masih berdiri sebagai liabilitas, belum tercampur ke pendapatan.
• Biaya sudah masuk ke departemen yang benar, supaya biaya per kamar dan biaya outlet tidak saling menutupi.
• Persediaan bahan F&B sudah dihitung fisik (stok opname), supaya food cost dihitung dari pemakaian, bukan dari pembelian.

Penjelasan struktur biaya departemental USALI selengkapnya ada di bagian struktur biaya pada Panduan Perhotelan.

Buka Alat Jurnal Semua rantai tahap ini bekerja otomatis di Alat Jurnal: jurnal yang kamu simpan langsung terposting ke buku besar, neraca saldo, dan laporan laba rugi USALI.

Tahap 5: Interpretasi Hasil

Hasil hitung belum berarti apa-apa sebelum dibaca dengan urutan yang benar. Situs ini memakai tiga lapis yang sama di semua kalkulator: Observasi, yaitu apa yang benar-benar ditunjukkan angka; Inferensi, yaitu kemungkinan penyebabnya, dan sifatnya selalu bersyarat sampai dibuktikan dengan data lain; lalu Belum diketahui, yaitu data yang belum kamu punya dan harus dicari sebelum mengambil keputusan. Contoh rangkaian utuhnya seperti ini, memakai angka contoh pada kalkulator KPI di tahap 3.

Bulan ini hotel menjual 2.100 dari 3.000 kamar tersedia dengan pendapatan kamar Rp1.470.000.000, sehingga Occupancy 70 persen, ADR Rp700.000, dan RevPAR Rp490.000. Bulan lalu RevPAR tercatat Rp450.000, jadi pendapatan per kamar naik. Tetapi GOPPAR bulan ini Rp280.000, turun dari Rp300.000 bulan lalu: pendapatan naik, laba operasi per kamar justru turun.

Keputusan yang hati-hati dari rangkaian ini bukan langsung menaikkan tarif atau memotong biaya, melainkan membuka laporan departemental bulan ini dan bulan lalu, memeriksa CPOR dan biaya distribusi per kanal, lalu hanya bertindak pada pos yang terbukti membengkak. RevPAR yang naik adalah kabar baik, tetapi belum cukup bukti bahwa kinerja hotel membaik.

Untuk berlatih urutan ini dari awal, ikuti Jalur 3: Perhotelan, dan dalami konteks industrinya di Panduan Perhotelan.